Raportointiohje

Kerhon toiminnasta raportoiminen kuuluu kerhonohjaajan tehtäviin. Syyskauden ja kevätkauden päätteeksi yhdistykseen toimitettava raportti on tärkeää palauttaa oikein ja huolellisesti tehtynä. Raportin perusteella maksetaan kerhonohjaajan palkka, välitetään tietoa 4H-liittoon sekä tahoille, jotka rahoittavat 4H-kerhotoimintaa ja seurataan ovatko kaikki kerho-osallistujat maksaneet kerhossa käymisestään. Mikäli raportointi on puutteellisesti täytetty tarkoittaa se ylimääräistä vaivaa ja harmaita hiuskarvoja yhdistyksen työntekijöille sekä ohjaajalle itselleen. Raportoinnin osa-alueet on listattu alle. Tutustu niihin huolella ja onnistut kerralla!

Raportointiin kuuluu
1. Kerhopäiväkirjan täyttäminen

- Kirjoita päivyriin kerhosi nimi ja muut tiedot
- Kirjoita "kerhon jäsenet" sivulle kaikkien kerholaistesi ja heidän huoltajiensa tiedot. Tiedot saat yhdistyksestä kun sähköinen kerhoihin ilmoittautuminen on päättynyt. Tarvitset yhteystietoja ilmoittaaksesi vanhemmille esimerkiksi kerhokerran peruuntumisesta tai merkittävästä ohjelmamuutoksesta.
- Täytä turvallisuussuunnitelma, jolla ehkäiset havereita kerhossasi ja tiedät miten toimia, jos jotain kuitenkin sattuu.
- Kerhon toimintasuunnitelmalle on tehty oma kohtansa päiväkirjaan. Voit halutessasi kirjoittaa suunnitelman siihenkin, mutta tärkeintä on, että suunnitelma löytyy kerhorhosi ryhmästä TOP-tehtäväsivustolta ennen kerhosi alkamista.
- Täytä huolella "Kerhon kokoontumiset, osallistujat ja TOP-tehtävät". Katso malli ja huomiot kuvasta alla:

2. Talousraportin laatiminen

A) Tulosta talousraporttipohja (tai pyydä toimistolta valmiiksi tulostettu versio). Ota pohja heti käyttöön ja merkitse siihen tulot, menot ja saldo sekä kerro mitä tarpeita ostit kerhon käyttöön. Tee merkinnät heti, jotteivät ne unohdu. Muista laskea lopuksi kaikki yhteen. Katso esimerkkitäytetty raportti ohesta.


B) Ota talteen kaikki kuitit ostoistasi ja toimita ne yhdistykseen kohdan A paperisen raportin ohessa.

C) Toimita yhdistykseen myös kaikki käyttämättä jääneet kerhorahat. Laske ja varmista, että summa täsmää raportin ja kuittien kanssa.


Kunhan vielä muistat toimittaa verokorttisi vuosittain ennen palkanmaksua, niin siinä olikin sitten kaikki! :) Mikäli raportti palautetaan puutteellisena (rahoja tai merkintöjä puuttuu) ollaan yhdistyksestä yhteydessä asian selvittämiseksi. Hyvin suoritettu raportoinnin palautus voi vaikuttaa osaltaan positiivisesti vuoden 4H-kerhonohjaaja kilpailussa.