Henkilötietojen käsittely

TIETOSUOJASELOSTE
Pvm:           24.9.2024
Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä
Nimi: Salon 4H-yhdistys
Osoite: Turuntie 6, 24100 Salo

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: Anna Laakkonen
Osoite: Turuntie 6, 24100 Salo
Sähköposti: anna.laakkonen@4h.fi
Puhelin: 044 777 8535

Rekisterin nimi
Salon 4H-yhdistyksen toimintaan osallistuvat henkilöt

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
Salon 4H-yhdistyksen toimintaan osallistuvien henkilöiden tiedot niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia toiminnan toteuttamiseksi. Rekisteristä löytyy niiden lasten, nuorten ja aikuisten henkilötietoja, jotka osallistuvat yhdistysten järjestämään toimintaan. Toiminta koostuu kerho-, leiri- ja kurssitoiminnasta, nuorten työllistämisestä ja 4H-yritystoiminnasta, projekteista, tapahtumista ja tapaamisista. Henkilötietoja kerätään toiminnan toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi sekä yhdistyksen viestintään.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Osallistujan nimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite sekä mahdolliset sairaudet tai allergiat, jos ne tulee ottaa huomioon toimintaa järjestettäessä.
• Alaikäisten henkilöiden osalta myös huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia. Kuvaamiseen kysytään lupa leiri-, kerho- ja kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä.
• 4H-yrittäjien osalta kerätään tietoa yritysten liiketoiminnasta, kuten liikevaihdosta.

Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

• Leireille osallistuvat lapset
• Kerhotoimintaan osallistuvat lapset
• 4H-yrityskursseille osallistuvat nuoret
• Työelämäkursseille osallistuvat nuoret
• Osaava kerhonohjaaja -koulutukseen osallistuvat nuoret
• Hei hulinaa -koulutukseen osallistuvat nuoret
• Harrastekursseille osallistuvat lapset, nuoret ja aikuiset
• 4H-yrittäjät
• Työllistetyt nuoret ja aikuiset (työpalvelutoiminta, kerhonohjaajat, projektityöntekijät)
• Työntilaajat
• Tapahtumiin ja tapaamisiin osallistuvat lapset, nuoret ja aikuiset
• Toimintaan osallistuvat vapaaehtoiset, kuten hallituksen jäsenet ja 4H-yritysohjaajat

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet
Toimintaan osallistuvien henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen toiminnan toteuttamiseksi, kuitenkin enintään viiden vuoden ajan (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia voidaan hyödyntää toiminnasta tiedottamiseen viiden vuoden ajan (perusteena rekisteröidyn suostumus).

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Tiedot kerho-, leiri- ja kurssitoimintaan, projekteihin sekä tapahtumiin ja tapaamisiin saadaan ilmoittautumislomakkeista yhdistysten verkkosivuilta (Yhdistysavain), paperilomakkeilta, toimihenkilöiden sähköposteista ja viestipalveluiden kautta. Tietoja tallennetaan toimihenkilöiden tietokoneille ja pilvipalveluun (Google Drive). Ilmoittautuneiden tiedot voidaan tulostaa tapahtumiin paperille. Toimintaan osallistuvien kuvia, nimiä ja mahdollisia muita tietoja jaetaan heidän suostumuksellaan sosiaalisen median kanavissa (Facebook, Instagram, WhatsApp, YouTube, TikTok).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksena on sellainen toiminta, joka lähtökohtaisesti järjestetään yhteistyössä toisen tai useamman osapuolen kanssa (tämä tuodaan aina ilmi).

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields –yritysten listaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten ja salasanojen avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Kenen tietoja keräämme ja miksi? 

Keräämme tietoja eri käyttäjäryhmiltä, joista kerromme tarkemmin alla. Tietojen käsittelylle on oltava aina peruste ja meidän tapauksessamme sitä sanotaan oikeutetuksi eduksi. Se tarkoittaa, että tiedoista on hyötyä yhdistykseen liittyvien asioiden hoitamisessa, mutta käsittelystä sinulle aiheutuva riski on pieni. 

Yleisimmin keräämme lomakkeilla yhteystietoja, joihin kuuluvat esimerkiksi nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Joillakin lomakkeilla kysytään myös ikää tai asuinpaikkaa. Nämä tiedot menevät suoraan vastuuhenkilön sähköpostiin tai hänen käytössään olevaan tietokantaan. Vastuuhenkilö säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin tarvitsee niitä esimerkiksi materiaalin lähettämiseen, tilastointiin tai päätöksen tekemiseen. 

Käyttäjät itse toimittavat tiedot rekistereihimme. Tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty ja ne säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan. 

Nettisivujen käyttäjät 

Käytämme nettisivuillamme evästeitä. Evästeiden käyttö perustuu suostumukseen ja voit halutessasi poistaa evästeet selaimen asetuksista ja valita ponnahdusikkunan kautta tulevasta evästekyselystä sopivat vaihtoehdot. 

Tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautuvat 

Sivujemme kautta voi ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin tai koulutuksiin täyttämällä lomakkeen. Lomakkeilla kerätään yhteystietoja ja muita tapahtuman järjestämiseen tarvittavia tietoja, kuten tieto allergiasta tai erityisruokavaliosta, jos tapahtumassa on tarjoilua. Ilmoittautumistietoja voidaan yhdistää tarvittaessa jäsenrekisterin tietoihin. Tietoja säilytetään enintään kahden vuoden ajan tapahtuman jälkeen. 

Henkilötietoja ei luovuteta tapahtuman järjestelyissä avustaville tahoille, ellei se ole turvallisuuden vuoksi välttämätöntä. Esimerkiksi tarjoilun tapahtumaan järjestävä ei saa tietää kuka on allerginen, vaan ainoastaan mille joku on allerginen. 

Jos tapahtuman järjestää kokonaan ulkopuolinen yhteistyökumppani, siitä kerrotaan ilmoittautumisen yhteydessä. Tällöin tapahtuman tietosuojasta vastaa sen järjestäjä, vaikka linkki ilmoittautumiseen olisikin sivuillamme. 

Jäseneksi liittyvät tai muihin palveluihin kirjautuvat 

Jos liityt sivujemme kautta jäseneksi tai kirjaudut sivuiltamme jäsenpalveluun tai muuhun palveluun, kerromme niiden tietojen käsittelystä kirjautumisen yhteydessä. Esimerkiksi jäsenrekisterillä on erillinen tietosuojaseloste, jonka voit lukea jäseneksi liittyessä tai palveluun kirjautuessa. Käytämme myös jäsenrekisterimme tietoja aika ajoin tutkimustarkoituksiin, mutta niissäkään emme käytä yksilöinti- eli henkilötietoja. Yhdistyskohtaisia jäsentietoja käsittelee ja tarkastelee vain yhdistyksen toiminnanjohtaja, hallituksen jäsenet tai tarvittaessa näiden yhdessä valtuuttama yhdistyksen muu työntekijä.

Salon 4H-yhdistyksen työtehtäviin hakeneet sekä avoimen hakemuksen lähettäneet

Erillinen rekrytoinnin rekisteri löytyy alempaa sivulta.

Tietojen käsittely ja siirto 

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita, esimerkiksi nettipalveluntarjoajia. Joissain tapauksissa tietojasi voidaan säilyttää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, esimerkiksi pilvipalvelussa, mutta silloin tietoturva varmistetaan sopimuksella. 

Sinun oikeutesi 

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta tallentaneet. Jos tiedoissa on jotain väärin, korjaamme sen. Voit myös pyytää meitä poistamaan tietosi tai kieltää niiden käytön, mutta jos jokin laki vaatii meitä säilyttämään tiedot, emme voi poistaa niitä. 

Kaikissa tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä sivun alussa mainittuun vastuuhenkilöön. 

Jos olemme toimineet tietojen käsittelyssä mielestäsi väärin, emmekä suostu korjaamaan asiaa, sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle www.tietosuoja.fi. 

Muutokset tietosuojaselosteeseen 

Voimme muuttaa tätä selostetta, jos lainsäädäntö muuttuu tai meidän toimintamme muuttuu tai kehittyy niin, että tässä selosteessa kerrotut asiat eivät enää pidä paikkaansa.