Raportointiohje

Kerhon toiminnasta raportoiminen kuuluu kerhonohjaajan tehtäviin. Yhdistykseen toimitettavat raportointitiedot on tärkeää  tehdä ajallaan ja huolellisesti. Raportin perusteella maksetaan kerhonohjaajan palkka, välitetään tietoa 4H-liittoon sekä tahoille, jotka rahoittavat 4H-kerhotoimintaa ja seurataan ovatko kaikki kerho-osallistujat maksaneet kerhossa käymisestään.  Raportoinnin osa-alueet on listattu alle. Tutustu niihin huolella ja onnistut kerralla!

Raportointiin kuuluu:
⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠
1. Kerhopäiväkirjan täyttäminen

- Kirjoita päivyriin kerhosi nimi ja muut tiedot
- Kirjoita "kerhon jäsenet" sivulle kaikkien kerholaistesi ja heidän huoltajiensa tiedot. Tiedot saat yhdistyksestä kun sähköinen kerhoihin ilmoittautuminen on päättynyt. Tarvitset yhteystietoja ilmoittaaksesi vanhemmille esimerkiksi kerhokerran peruuntumisesta tai merkittävästä ohjelmamuutoksesta. 
- Täytä huolella "Kerhon kokoontumiset, osallistujat ja TOP-tehtävät". Katso malli ja huomiot kuvasta alla:
- Palauta syys- ja kevätkauden viimiesissä yhteisissä tapaamisissa.

2. Kerhotietojen päivittäminen omalla jäsenkortilla

- Kirjaudu jäsenkortillesi osoitteessa oma.4h.fi ja avaa kerhosi sivu.
- Täytä aluksi turvallisuussuunnitelma, jolla ehkäiset havereita kerhossasi ja tiedät miten toimia, jos jotain kuitenkin sattuu.
- Tee kerholle toimintasuunnitelma ja pidä se päivitettynä. Voit suunnitella koko syyskauden/kevätkauden kerrallaan tai siten, että ainakin 5 seuraavaa kerhokertaa on aina suunniteltuna ja tiedossa etukäteen.
- Kirjaa viikoittaiset tiedot.

3. Talousraportin laatiminen

A) Tulosta talousraporttipohja (tai pyydä toimistolta valmiiksi tulostettu versio). Ota pohja heti käyttöön ja merkitse siihen tulot, menot ja saldo sekä kerro mitä tarpeita ostit kerhon käyttöön. Tee merkinnät heti, jotteivät ne unohdu. Muista laskea lopuksi kaikki yhteen. Katso esimerkkitäytetty raportti ohesta.

B) Ota talteen kaikki kuitit ostoistasi ja toimita ne yhdistykseen kohdan A paperisen raportin ohessa.

C) Toimita yhdistykseen myös kaikki käyttämättä jääneet kerhorahat. Laske ja varmista, että summa täsmää raportin ja kuittien kanssa.

Kunhan vielä muistat toimittaa verokorttisi vuosittain ennen palkanmaksua, niin siinä olikin sitten kaikki! :) Mikäli raportti palautetaan puutteellisena (rahoja tai merkintöjä puuttuu) ollaan yhdistyksestä yhteydessä asian selvittämiseksi. Hyvin suoritettu raportoinnin palautus voi vaikuttaa osaltaan positiivisesti vuoden 4H-kerhonohjaaja kilpailussa.